En fait, il y a deux parties au problème, d’abord savoir si le chapitre 7.3 est applicable à votre entreprise, ensuite comment y répondre. Si vous avez un bureau d’étude, si votre entreprise crée de la valeur ajoutée par une réflexion intellectuelle, si pour réaliser votre cœur de métier vous êtes obligés de réfléchir en amont, si vous gérez des projets, si lors d’une demande client vous n’êtes pas capable de répondre dans l’immédiat, si vous proposez plusieurs options à un cahier des charges, si un client vous demande des produits très innovants, si l’état de l’art ne permet pas de répondre facilement à une demande… vous devez appliquer le chapitre 7.3. Trouver la limite entre « conception ou pas » est quelque fois difficile, la réponse doit venir de la perception de l’entreprise et/ou de ses clients.
Ensuite comment répondre aux exigences ? la plupart du temps, il faut simplement trouver à mieux formaliser ce qui existe, la majorité des exigences de conception trouve leurs réponses dans des réunions de travail, réunions pour démarrer le projet, réunions de planification, réunions de suivi, réunions avec le client, compte rendus de tests ou d’essais, présentation du produit au client, réunions de vérification des documents, réunions de crise… Il faut donc créer un dossier papier ou informatique qui rassemble l’ensemble des comptes rendus de réunions, les principales phases du projet, les documents et plans à jour et les validations du client. En sachant que la forme est libre et qu’une seule réunion peut regrouper « travail, suivi, vérification et validation », le sujet peut alors être traité plus facilement. Ce que l’on demande, c’est qu’en ouvrant un dossier n’importe qui soit capable de retracer facilement la vie et les phases du projet de conception.