J’y vois 4 grandes missions qu’il mettra en œuvre, entre autres, lors des revues de processus :
La première en collaboration avec le représentant du Système de management est de participer à la description du processus :
- Identifier les éléments d’entrée et de sorties du processus
- Décrire les différentes étapes de réalisation du processus
- Identifier les interfaces avec les processus associés
- Analyser les risques du processus
- Décrire les actions à mettre en œuvre pour parer aux risques identifiés
- Proposer la mise en place d’indicateurs de surveillance, de suivi, d’efficacité et d’objectifs opérationnels
- Mettre à jour le processus en fonction des décisions prises par la direction
La deuxième en collaboration avec les acteurs du processus est de surveiller le fonctionnement du processus :
- Mesurer en permanence l’atteinte des objectifs assignés et indicateurs associés
- Veiller à l’enrichissement permanent du tableau de bord du processus
- Analyser la satisfaction (ou pas) des clients du processus (interne et final)
- Assurer la veille réglementaire pour identifier tout changement pouvant impacter le processus
- Ré–analyser les risques du processus
- S’assurer des ressources alloués au processus (Alerter la direction si besoin)
- Prendre les mesures immédiates et correctives en cas d’anomalies
La troisième en collaboration, avec la direction est d’améliorer le fonctionnement des processus :
- Identifier les dysfonctionnements, NC, anomalies relatives au processus
- Analyser les audits réalisés sur le processus
- Analyser les causes racines des dysfonctionnements
- Proposer des actions préventives, d’amélioration, de progrès…
- Suivre la mise en place des actions proposées (plan d’action)
- Organiser des revues de processus
- Mesurer l’efficience du processus (maturité, efficacité globale, efficacité des actions…)
- Présenter en revue de direction un bilan, une synthèse des actions et les évolutions nécessaires
La quatrième est de communiquer :
- Communiquer les principaux résultats aux différents acteurs de terrain
- Superviser la diffusion « en continue » aux acteurs des différentes actions d’amélioration (en revue de processus)
- Communiquer « les exigences clients » aux différents acteurs
- Communiquer avec les autres pilotes de processus (revue de processus en commun)
Ce descriptif sert aussi de fiche de mission d’un pilote.