La procédure obligatoire de « Maitrise des documents, des enregistrements et des données » doit décrire :
- Les règles de gestion, d’identification, de validation, de mise à jour, d’accessibilité des documents internes et externes.
Les documents et données internes sont les documents nécessaires au système de management (Manuel qualité, Fiches Processus, procédures et instructions attachées, modèles de documents, formulaires et enregistrements…)
Les documents externes sont les documents d’origines externes nécessaires au SMQ : Documents reçus des clients (cahier des charges, documents techniques, plaquettes, procédures fournies par le client…) Documents législatifs et réglementaires (exigences légales, normes, décrets d’application…) Documents des fournisseurs (catalogues, fiches techniques, plaquettes…)
- Cas particuliers de la gestion de configuration :
Dans le cas d’une configuration informatique, le processus informatique s’assure que chaque poste informatique bénéficie d’un document listant sa configuration matérielle et logicielle. (Référence du PC, des périphériques, des systèmes d’exploitation et listes des logiciels avec n° de série et licences…)
Dans le cas de Configuration des produits, le SMQ s’assure que la documentation jointe au produit (notice, Certificats de conformité, garantie, livret de maintenance…) est toujours à jour et correspond bien au produit livré. La check list des documents à joindre au produit est régulièrement revue.
- Les règles de gestion des enregistrements : Preuves du bon fonctionnement de l’entreprise, les enregistrements doivent être accessibles, compréhensibles, conservés, archivés et éliminés.
- Les règles de gestion des données informatiques : Les informations et fichiers informatiques du SMQ sont contenus dans des répertoires définis.
L’ensemble du système informatique est structuré selon les processus. La direction et le RSMQ disposent d’un répertoire supplémentaire de stockage et d’archivage des anciennes versions. Chaque personnel dispose d’un répertoire « perso » d’enregistrement des infos personnelles.
Nb : Dans le domaine aéronautique et spatial se référer également à l’EN 9130.